[Asso] Assemblée Générale - Dimanche 29 Septembre 2024

par **Kaen** Mar 13 Aoû 2024 - 18:08

Bonjour à tous,

L'assemblée générale de l'association aura lieu le dimanche 29 septembre, a 14h, au Pôle Associatif salle 11 1er étage gauche normalement. Le lieu de la réunion vous sera confirmé après réservation d'une salle.

Concernant l'ordre du jour :

Les pousseurs de mogettes
78 Avenue du Littoral
85000 la Roche Sur yon.

Les membres de l'association sont conviés en assemblée générale sur convocation en date du 29 septembre 2024.
L'assemblée est présidée par M. Pelletier Benoit, en sa qualité de Président.
En présence des membres présents ou représentés, il rappelle que l'ordre du jour de la présente réunion sera le suivant :

* Point sur les évènements à venir.
* Cotisation
* Bilans général, Moral et Financier
* Questions diverses.
* Elections membres du bureau.

Les délibérations seront ensuite ouvertes

cet ordre du jour tient lieu de convocation

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Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire du 29/09/2024

Les Pousseurs de Mogettes
78 avenue du Littoral
85000 La Roche-sur-Yon

En date du vingt-neuf septembre deux mille vingt-quatre,

Les membres de l’association se sont réunis en assemblée générale ordinaire sur convocation via le forum de discussion en date du 13/08/2024.
L’assemblée est présidée par M. PELLETIER Benoît, en sa qualité de président, le secrétariat est assuré par M. BENUREAU David.
A 14h05, en présence de 24   membres présents ou représentés, le président constate que le quorum, fixé à 18, est réuni et rappelle l'ordre du jour de la présente réunion :

1/ Bilans : moral (par le président) et financier (par le trésorier).
2/ Election des membres du bureau.
3/ Vote de la cotisation.
4/ Point sur l'événementiel et les projets.
5/ Questions diverses.

Les délibérations sont ensuite ouvertes. Un retardataire arrive à 14h10.

1/ Bilans : moral (par le président) et financier (par le trésorier).

Le président présente le bilan moral de l’année écoulée, rythmée par la participation de l’association à des événements externes et les activités ludiques organisées au sein de l’association.

A l’extérieur, nous avons animé l’espace Jeux de figurines en avril 2024 au festival du jeu des Sable d’Olonne, organisé par l’association Vendée Jeux Anim (présidée par l’un de nos membres). Les retours ont été positifs, tant de la part de nos membres que des visiteurs et de l’organisateur. La prochaine édition se tiendra probablement en avril 2026.
L’association a également tenu un stand début septembre au forum des associations, organisé par la mairie de La Roche-sur-Yon pour la première fois, nous offrant une belle visibilité. A noter cependant que la démonstration de peinture prévue a dû être annulée à la dernière minute en raison du barnum rouge qui nous a été attribué. Cela a été l’occasion de refaire un point sur les supports de communication à prévoir pour de futures actions (présentés en point 4) et de découvrir les opportunités offertes par le FabLab (mise à disposition d’imprimantes 3D, découpeuses laser, etc.). Un membre de la maison départementale des associations de Vendée est également passé nous présenter les services offerts par sa structure (soutien aux associations).
Le bureau fait malheureusement le constat que seuls 5 membres bénévoles se sont rendus disponibles pour tenir le stand : hors contraintes professionnelles ou personnelles de certains qui s’en sont excusés, il est rappelé que la date avait été communiquée fin février 2024, avec des relances régulières.
Le président rappelle également que le partenariat avec le magasin Sortilèges est toujours fructueux, en plus des avantages commerciaux, nous avons pu capter de nouveaux membres et également attirer l’attention de la radio RCF Vendée, qui a permis au vice-président et à l’un de nos adhérents (Nico) de présenter notre association et « notre hobby » à l’antenne. Merci à RCF et merci à eux !

En interne, les campagnes (Seigneur des Anneaux, Congo, Frostgrave, BloodBowl, etc.) initiées et portées par certains membres, que le bureau remercie tout particulièrement pour leur investissement, ont eu beaucoup de succès, permettant également d’initier de nouveaux joueurs.
Le forum reste le principal outil de communication en interne, fréquemment consulté par tous les adhérents, et est parfaitement complétée par la page Facebook, alimentée par le trésorier adjoint et Nico, pour la visibilité « extérieure » (suivie par des figurinistes du monde entier).
L’hypothèse de l’achat du nom de domaine les-p2m.org, proposé lors de la précédente assemblée générale, a été abandonné en raison du coût annuel jugé trop élevé.
Le président rappelle le don très conséquent dont l’association a été bénéficiaire cet hiver, qui a permis de constituer une bibliothèque (ouvrages en prêt) et une banque de figurines, de décors et de tapis de jeu. Après inventaire, il a été décidé de se séparer des produits dont l’association n’aurait pas l’utilité ou la possibilité de stocker.
Ce point amène le vice-président a abordé la problématique que nous rencontrons fréquemment depuis la fermeture de la deuxième salle de réunion : l’exiguïté de la salle. Cette contrainte limite fortement le nombre de joueurs que nous pouvons accueillir lors de nos sessions de jeu (fixé à 12 en raison de l’emprise au salle) et les possibilités de stockage (les 2 armoires sont pleines et il n’est plus possible d’en ajouter, faute de place libre le long des murs).
Nous avons rencontré le service de la vie associative et un élu en octobre 2023 pour évoquer ce problème. La solution qu’ils pouvaient envisager était la réfection de la salle « du presbytère » (à Saint-André-d’Ornay), sous réserve que nous remplissions les critères pour intégrer cette salle, ET que les travaux soient financés dans le prochain budget municipal, ET sans échéance quant à la livraison du chantier et à notre éventuelle installation.
Le service de la vie associative nous a informé en janvier dernier que le budget avait été accordé et devait nous préciser en mars si nous avions des chances d’être retenus pour intégrer le nouveau local. Entre-temps la mise en route du projet a pris énormément de retard et notre demande d’informations en mai est restée en suspens. Les relations restent bonnes avec le service de la vie associative.

Le trésorier dresse le bilan financier. Les recettes correspondent aux 35 adhésions et aux ventes des surplus de l’association ; en dépense, l’assurance et les frais bancaires constituent les dépenses prévisibles. L’association a acheté des boites de base convenues lors de la dernière assemblée générale (Star Wars Légion, BloodBowl) et des bombes de peinture texturée (pour repeindre des plateaux de jeu), et a également payé l’impression d’une affiche exposée lors du forum des associations.
Le secrétaire précise que la baisse du nombre d’adhérents (49 en 2023-2024) peut s’expliquer par le non-renouvellement de certaines adhésions « de soutien » et de membres qui ne participaient pas concrètement au fonctionnement et aux rassemblements de l’association. Il dit trouver actuellement l’association plus dynamique et investie avec 35 personnes que par le passé avec 49.
Le vice-président indique que les nouvelles modalités de la commande groupée au magasin Sortilèges (facturation centralisée à l’association) n’ont pas d’incidence financière directe puisque les règlements des adhérents sont encaissés avant le paiement au magasin. Cependant il a fallu revoir les services bancaires pour un accès à la consultation et la gestion de compte en ligne, ce qui aura un coût (offre commerciale uniquement valable la première année).
Le solde en banque s’élève à 1 617,37 €, ce qui reflète la réduction des achats en lien avec les difficultés de stockage mais représente une somme disponible pour organiser un gros événement en 2025 ou le financement d’autres formes d’action (par exemple, proposer une participation de l’association aux frais d’inscription des membres dans les tournois extérieurs, pour inciter à ces échanges avec d’autres associations et joueurs et se faire connaître).

PREMIERE RESOLUTION
L'assemblée générale approuve les bilans qui lui ont été présentés.

Bilan moral : voix pour : 25 , contre :   0   , abstention :   0   .
Bilan financier : voix pour : 25 , contre :   0   , abstention :   0   .

2/ Election des membres du bureau.

Monsieur Julien BISIAUX, trésorier, est sortant ; les autres membres sont candidats pour renouveler leur participation au bureau. Monsieur Nicolas TOUCHARD est volontaire pour rejoindre le bureau.

DEUXIEME RESOLUTION
Sont déclarés régulièrement élus comme membres du bureau :

M. Benoît PELLETIER , Président Voix pour :   25   , contre :   0   , abst. :   0   ,
M. Laurent BOUCHERET , Vice-président Voix pour :   25   , contre :   0   , abst. :   0   ,
M. David BENUREAU , Secrétaire Voix pour :   25   , contre :   0   , abst. :   0   ,
M. Nicolas TOUCHARD , Trésorier Voix pour :   25   , contre :   0   , abst. :   0   ,
M. Valéry MUKOLOBWIEZ , Trésorier adjoint Voix pour :   25   , contre :   0   , abst. :   0   .

Il est rappelé que certains avantages sont offerts aux associations dont le conseil d’administration est agglo-yonnais à 75 % et plus. Nos statuts indiquant que notre conseil d’administration correspond au bureau de l’association, celui-ci est actuellement composé à 80% de résidents yonnais.

3/ Vote de la cotisation.

En raison de la situation financière confortable, certains adhérents proposent une baisse de la cotisation.
A l’inverse, au regard des adhésions pratiquées par d’autres associations de notre secteur ludique et en prévision d’un potentiel futur investissement (en cas de changement de local), certains membres proposent une hausse modérée la cotisation.
Le vice-président rappelle qu’en cas de baisse et vu les perspectives, il est très probable que la prochaine cotisation devra être remise à 15 € (voire plus), décision toujours délicate.
A l’issue des débats, il est procédé à un vote entre les 3 propositions de tarif de cotisation.

TROISIEME RESOLUTION
Le montant de la cotisation 2024-2025 est fixée à 15€ :

Proposition à 10 € : voix pour :   3   , Proposition à 15 € : voix pour :   15   ,
Proposition à 20 € : voix pour :   7   , Abstentions :   0   .

4/ Point sur l'événementiel et les projets.

Les événements ludiques à venir sont la huitième saison de BloodBowl, avec 8 participants coachés par le président, un tournoi inédit « au fil de l’eau » de Warhammer The Old World proposée par 0vn1, la poursuite de la campagne du Seigneur des Anneaux (initiée par Sunshine et Robin), des 2 campagnes Frostgrave et de la campagne ctulhuesque de Congo (par Nico).
A noter : l’association organisera un tournoi de Seigneur des Anneaux le dimanche 24 novembre.

Il est possible que nous soyons sollicités dans les prochaines semaines pour exposer au salon des collectionneurs qui se tiendra un dimanche de janvier 2025 au parc des expositions des Oudairies. La programmation est en cours, si cela se confirme, nous pourrons exposer les collections de figurines Star Wars Légion (en statique, en démonstration du jeu), retenues car l’univers est le plus parlant.

Vendée Jeux Anim organise un rassemblement convivial des associations ludiques vendéennes à Montaigu-Vendée (accueilli par l’association Dés, Jeux et Dragons) le 11 janvier 2025, auquel nous sommes conviés.

Quelques membres souhaitent que l’association relance la réflexion sur l’organisation d’un événement ludique « extra-ordinaire » (au sens strict). Le bureau ne s’y oppose pas et compte sur les propositions et engagements de chacun.

En vue de ces diverses animations, le bureau va prévoir une enveloppe budgétaire d’environ 300 € consacrée à la communication, pour le rachat de cartes de visite/cartes d’adhérents, la commande d’un kakemono nous présentant, et d’une toile-bâche grand format (à œillets) avec le logo de l’association. Quelques nappes en tissu noir de grande dimension pourraient également habiller aisément les surfaces d’exposition.

Le bureau va se rapprocher du service de la vie associative afin d’organiser une rencontre dans les prochaines semaines.

Le président indique qu’il entreprendra sans tarder les démarches pour changer de domiciliation bancaire, d’autres organismes offrant des prestations plus intéressantes pour les associations que notre banque actuelle. Le trésorier se propose de l’accompagner.

5/ Questions diverses.

Pour information des membres, le secrétaire viendra désormais en renfort de notre webmaster (iGogol) pour l’administration de la page d’adhésion en ligne (HelloAsso).

Le vice-président échange avec l’assemblée sur l’opportunité d’ouvrir un compte Instagram, qu’il commence à utiliser dans le cadre de son travail. Les débats sont constructifs et les retours sont plutôt favorables : l’outil semble simple d’utilisation et l’alimentation avec le contenu Facebook est facile a priori.

Le président a remarqué que la bannière graphique du forum est vieillissante et pourrait être remplacée ; il lance un appel aux adhérents pour leurs contributions esthétiques à une nouvelle bannière. Il suggère que le thème actuel du forum soit également remis à des goûts « plus actuels ».

L’ordre du jour et les questions diverses étant épuisées, le président clôt la séance à 16h15.

A La Roche-sur-Yon, le 02 octobre 2024

par **boipatou** Dim 18 Aoû 2024 - 22:52

Vous voudrez bien indiquer ici si vous transmettez votre pouvoir en cas d'absence à une personne de l'asso présente lors de l'AG. un post spécifique sera établi dans la section planning pour cette AG

par **boipatou** Mar 27 Aoû 2024 - 13:29

étant donné le volume pharaonique de réponse pour le présence à l'AG cette assemblée se déroulera donc dans notre salle rue de bretagne car c'est pas utile de réserver plus grand

par **iGogol** Dim 1 Sep 2024 - 10:08

boipatou a écrit:Vous voudrez bien indiquer ici si vous transmettez votre pouvoir en cas d'absence à une personne de l'asso présente lors de l'AG. un post spécifique sera établi dans la section planning pour cette AG

J'ai indiqué dans le post du plannijg que je serai absent. Et j'ai aussi indiqué que je donnais mon pouvoir à @snotling. Wink

Quelques remarques :

HelloAsso : ce ne serait pas idiot que quelqu'un du bureau prenne la main car ça sera plus simple, même si cela ne me dérange pas de m'en occuper.
Forum : pas de souci pour continuer à m'occuper du forum (nettoyage et correction des titres essentiellement pour la bonne lecture du forum). Au passage, j'ai anticipé la bascule annuelle du nom de domaine. Donc, normalement il n'y aura pas de problème. Merci à ceux qui continuent à s'occuper du planning : cela m'a bien aidé car il faut le dire, ça prend du temps.
Forum : on pourrait réactualiser la bannière du forum avec le logi du forum ? Avis aux infographistes.

J'ai sûrement d'autres remarques à propos de l'hébergeur du forum, mais ce n'est pas vital. Vous savez déjà ce que j'en pense ! Razz